Дослідження та проектування програмних компонентів системи електронного документообігу масштабу менеджер-керівник відділу

Abstract

Метою дослідження –є підвищення ефективності документообігу в ТОВ «МЕТІНВЕСТ-СМЦ» за рахунок дослідження та проектування програмних компонентів системи електронного документообігу масштабу менеджер-керівник відділу. Об’єкт дослідження є процес електронного документообігу масштабу менеджер-керівник відділу у ТОВ «МЕТІНВЕСТ-СМЦ». Предмет дослідження - методи та інструментальні засоби проєктування та розробки програмних компонентів для системи електронного документообігу масштабу менеджер-керівник відділу. У цій роботі досліджується інтеграція та вплив систем електронного документообігу (СЕД) на сучасні підприємства на прикладі ТОВ «МЕТІНВЕСТ-СМЦ». Зі зростаючим переходом до цифрового бізнес-середовища ефективне управління електронними документами стало вирішальним для операційної ефективності та конкурентних переваг. Це дослідження має на меті проаналізувати переваги та виклики, пов'язані з впровадженням СЕД, визначити критичні фактори успіху та оцінити наслідки для бізнес-процесів та управління. Використовуючи змішаний підхід, робота поєднує всебічний огляд літератури з тематичними дослідженнями для оцінки поточного стану СЕД у різних організаційних контекстах. Основні висновки показують, що хоча СЕД значно підвищують ефективність, доступність інформації та процеси прийняття рішень, їхнє успішне впровадження вимагає ретельного планування, залучення користувачів та адаптації до конкретних потреб організації. Висвітлено такі проблеми, як складність інтеграції, опір користувачів та необхідність постійного навчання і підтримки. У дослідженні зроблено висновок, що СЕД відіграють ключову роль у цифровій трансформації підприємств, пропонуючи суттєві переваги з точки зору оптимізації процесів та управління документами. Однак повний потенціал СЕД може бути реалізований лише за допомогою спеціальних стратегій впровадження, надійного управління змінами, а також постійного оцінювання та вдосконалення.

The purpose of the study is to improve the efficiency of document management at METINVEST-SMC LLC by researching and designing software components of an electronic document management system at the manager-head of department scale. The object of the study is the process of electronic document management at the manager-department head level in METINVEST-SMC LLC. The subject of the study is the methods and tools for designing and developing software components for a manager-department head electronic document management system. This paper examines the integration and impact of electronic document management systems (EDMS) on modern enterprises using the example of METINVEST-SMC LLC. With the growing transition to a digital business environment, effective management of electronic documents has become crucial for operational efficiency and competitive advantage. This study aims to analyse the benefits and challenges associated with EDMS implementation, identify critical success factors and assess the implications for business processes and governance. Using a mixed- methods approach, the paper combines a comprehensive literature review with case studies to assess the current state of EDMS in different organisational contexts. The main findings show that although EDMSs significantly improve efficiency, information availability and decision- making processes, their successful implementation requires careful planning, user involvement and adaptation to the specific needs of the organisation. Challenges such as complexity of integration, user resistance and the need for ongoing training and support are highlighted. The study concludes that EDMS play a key role in the digital transformation of enterprises, offering significant benefits in terms of process optimisation and document management. However, the full potential of EDMSs can only be realised through specific implementation strategies, robust change management, and continuous evaluation and improvement.